En este Post vamos a hablar de uno de los aspectos más importantes de la Gestión de Procesos de Negocio , se trata de la fase de Implantación. Es uno de los temas sobre los cuales he recibido comentarios en otro de mis artículos, y por lo tanto, lo abordaremos describiendo los conceptos más importantes y actividades clave que debemos emprender.
Recordemos que dentro de la Gestión de Procesos de Negocio debemos abarcar al menos las siguientes fases: Definición de los Procesos de Negocio, Control, Mejora e Implantación.
Vemos como la Implantación aparece como una importante actividad transversal que debe estar presente desde el inicio y que debemos tener presente en todas las fases. Sin embargo, dentro de nuestras organizaciones la fase de Implantación de los Procesos de Negocio es percibida como una tarea mucho menos atractiva que la formulación (es decir, la Definición, el Control, la Mejora), y normalmente al ejecutar la Implantación las organizaciones no están seguras sobre qué actividades deben realizar, y tampoco dónde empiezan y dónde terminan.
Para abordar la fase de Implantación de Procesos se requieren habilidades específicas por parte de todos los responsables de su ejecución, las cuales trascienden las habilidades puramente técnicas, nos estamos refiriendo a aspectos tales como: la Gestión del Cambio, el Desarrollo Organizacional y el manejo de la Cultura Organizacional. Por otra parte, también influye mucho el tipo de organización en la que nos encontremos, su cultura, y la resistencia al cambio. Es decir, a diferencia de las fases de definición, control y mejora en donde nos encontramos con modelos de referencia, metodologías y herramientas, vemos que dentro de la fase de Implantación nos encontramos con menos referencias a aplicar y escasez de modelos conceptuales.
Por otra parte también es importante indicar que de nada nos sirve tener una muy buena formulación de nuestro Modelo de Gestión de Procesos (fases de diseño y control), si luego no podemos implantarlo de forma exitosa. Por lo tanto, en esta fase también se requiere de una alta implicación de las distintas áreas de la organización: Directivos, Técnicos y Usuarios.
En cuanto a las actividades clave que nos pueden ayudar para llevar a cabo la fase de Implantación de Procesos, podemos destacar las siguientes:
• Definir y documentar el nuevo proceso: Esta actividad es evidente y tenemos que ir desarrollándola desde las fases de definición y control.
• Realizar los cambios en los sistemas de información: Es una de las actividades que más recursos puede requerir (tiempo, dinero), y más cuando es necesario realizar integraciones con sistemas de información entre diferentes organizaciones. Es necesario realizar un plan específico para esta actividad.
• Adecuar la estructura organizativa, instalaciones, equipos: También es evidente, puesto que la Implantación de un nuevo proceso de negocio normalmente implica modificaciones en las estructuras organizativas, las cuales deben estar planificadas y consensuadas.
• Trazar la Estrategia de Comunicación: Quizá esta es una de las actividades clave más importantes, por cuanto comunicar no significa realizar acciones puntuales como enviar un correo electrónico informando de la nueva implantación, sino que se requiere un Plan de Comunicación bien planificado y ejecutado.
• Realizar la Formación adecuada: Es otra actividad clave que complementa la estrategia de comunicación mencionada anteriormente. Se trata de proveer y realizar la suficiente formación y entrenamiento en los nuevos procesos de negocio que se están implantando a todos los grupos que estén implicados.
• Evolucionar y mantener los nuevos procedimientos: Es muy importante también mantener siempre actualizados los nuevos procesos con los ajustes o cualquier cambio que sea necesario realizar una vez Implantado el proceso de negocio.
• Vencer la Resistencia al Cambio: La Implantación de nuevos procesos de negocio siempre implica en mayor o menor medida vencer la resistencia al cambio por parte de los grupos implicados. Para ello es necesario trabajar sobre la naturaleza o causas que puedan generar esta resistencia.
En resumen, la fase de Implantación es clave para realizar con éxito la Gestión de Procesos de Negocio . Esta actividad trasciende los ámbitos puramente técnicos y será necesaria la ejecución de actividades relacionadas con la gestión del cambio, el desarrollo organizacional y el manejo de la cultura organizacional. Y por otra parte, también es necesario conocer las actividades clave que debemos ejecutar y que debemos tener siempre presentes dentro de esta fase.